"Vidět znamená věřit" – toto pořekadlo platí dvojnásob, pokud mluvíme o automatizaci v účetnictví. V literatuře a na internetových článcích často narazíte na tvrzení, že automatizace může snížit náklady a zvýšit efektivitu. Nic však není přesvědčivější než konkrétní příklad ze společnosti, která se podobá té vaší.

Kontext

Footshop není jen další e-shop, je to kultovní sbírka pro nadšence streetwearu a milovníky tenisek. Během několika málo let se Footshop vypracoval z malého start-upu na jednoho z lídrů na trhu a může se pochlubit členstvím v adidas Consortium, což je výsada hodná pouze těch nejlepších obchodů na světě.

Výzva

Faktury – papírová stopa, kterou každá společnost miluje i nenávidí. Footshop, podobně jako většina podniků, přijímá faktury v nejrůznějších formách. Od moderních metod, jakou je EDI, až po klasické e-mailové faktury. Výsledkem je velké množství faktur, které je třeba manuálně zpracovat a zaúčtovat. To způsobuje celou řadu problémů a zabírá účetním cenný čas.

Řešení

Footshop kontaktoval několik dodavatelů nabízejících různé formy automatizace, ale často mu byla nabízena řešení založená na šablonách. To však pro Footshop nebylo dostatečné. Až setkání s Digitoo, relativně novým hráčem v oblasti digitalizace, přineslo řešení, které Footshop hledal. Systém Digitoo byl schopen zpracovat i zahraniční faktury a cena byla v rámci očekávání. Spolupráce rychle přerostla v přátelský vztah a obě společnosti nadále pracují na vylepšení celého řešení.

Výsledky

• Spolupráce zahájena v září 2021

• Nasazení v provoz po testovací fázi v březnu 2022

• Přesnost čtení dat více než 95 % u českých faktur

• Plánovaná úspora času účetních byla dosažena, úspora času až 70 %

Budoucí cíle

Dalším krokem je optimalizace systému pro zahraniční faktury. Footshop by také rád zavedl schvalovací proces prostřednictvím aplikace Digitoo. Spolupráce v této oblasti pokračuje a Footshop se brzy dočká i dalších inovací, včetně digitalizace a automatizace v oblasti zálohových faktur a účtenek.